Глава 3. Функции текущего управления
На схеме функции контроля и управления инцидентами объединены в один блок, чтобы показать, что выполняются они в одно и то же время.
Именно с выполнения вышеперечисленных шести функций обычно начинают осваивать работу управленца выпускники вузов, пришедшие работать на производство.
Итак, давайте разберём каждую из них.
3.1. Планирование и постановка задач
Работа руководителя по текущему управлению своего подразделения всегда начинается с планирования, потому что без плана невозможно:
● настроить систему мотивации персонала,
● оценить работу подразделения,
● предусмотреть необходимые для работы ресурсы,
● эффективно распределить задачи.
Горизонт планирования может быть разным и зависит от должности. Выше должность – шире горизонт. На практике линейным руководителем, как правило, поддерживается сразу четыре периода планирования:
● ежегодное планирование,
● ежемесячное планирование (реже ежеквартальное),
● ежедневное (сменное) планирование,
● оперативное планирование (в течение рабочего дня).
Ежегодное планирование
Если порядок годового планирования на вашем предприятии заведён и отработан – хорошо! На практике процедура ежегодного планирования на уровне линейных менеджеров поддерживается нечасто. В лучшем случае ваше начальство спустит вам сверху годовой план по подразделению. Однако если вы хотите расти как управленец, даже если сверху от вас и не требуют сформировать годовой план, наступление новогодних праздников – это всегда хороший повод провести анализ вашей работы за прошедший год и задуматься над тем, чего вы хотите добиться через двенадцать месяцев.
Впереди целый год, и конечно, жалко это время тратить впустую. Ваша задача стать через год более компетентным руководителем, повысить эффективность работы подразделения, сделать что-то значимое, чем можно будет гордиться в будущем.
Вырабатывая цели на год, используйте полезный принцип – SMART.
Ваши цели должны быть:
S – Specific (конкретными)
M – Measurable (измеримыми)
A – Attainable (достижимыми)
R – Relevant (актуальными, соответствующими главным целям компании)
T – Time-bound (ограниченными во времени)
Применение данного принципа позволит вам избежать формирования пустых и размытых целей. Мы на этом не будем останавливаться, так как эта тема хорошо освещена в деловой литературе.
Кроме формирования целей, показателей и мероприятий на год есть и другая обязательная работа, проводимая практически всеми руководителями один раз в год, – формирование графика отпусков ваших подчинённых сотрудников. Самое важное при выполнении данного планирования – постараться, чтобы ваши сотрудники больше гуляли в месяцы с наименьшей загрузкой вашего подразделения заказами. Если это удобно для работы и для ваших подчинённых – дробите отпуска на несколько частей.
Ежемесячное планирование
На всех уровнях управления наиболее часто применяется ежемесячное планирование, т. к. раз в месяц бухгалтерия может подвести итоги, сформировать отчёты, и работники ежемесячно получают заработную плату. Что планируем? Месячные планы обычно содержат две вещи:
● показатели,
● задачи.
О разработке показателей мы говорили в одной из предыдущих глав. Теперь при операции планирования руководителю необходимо для каждого показателя определить его числовое значение.
Главное при планировании – это достижимость. Не нужно планировать нереальные цифры. Это типичная ошибка неграмотного руководителя. План должен быть напряжённым, но выполнимым. Лучше сначала планировать достижимые цифры, а затем их постепенно ужесточать.
Рис. 29. Постановка недостижимых целей
