158. Адаптация сотрудника
Еще один бизнесхак от Елены Жадановой.
Если к вам пришел новый сотрудник, предварительно составьте план его знакомства с вашей компанией. Начните с рассказа о ней и ее достижениях, познакомьте с основными процессами и регламентами, в которые он будет вовлечен, составьте график встреч с ключевыми сотрудниками и с теми, кто участвует в его бизнес-процессах. Встретьте его маленьким подарком – букетом цветов, фирменной кружкой с его именем, коробкой конфет.
Бизнесхаки в этом разделе помогут вам в развитии и мотивации вашей команды.
159. Ротация кадров
Ротацию кадров предложили Игорь Манн, Анна Турусина и Максим Батырев в своей книге «Согласовано»[46] как один из инструментов для изучения отделами маркетинга и продаж деятельности друг друга.
Но этот инструмент можно и нужно применять более широко и для других отделов.
Как это происходит? Вы начинаете ротацию кадров двух подразделений. Все сотрудники одного отдела по очереди отправляются на недельную стажировку в смежный отдел продаж.
Так они лучше поймут, что делают коллеги в течение недели, какие перед ними стоят задачи, какие возникают сложности. «Принимающая сторона» рассказывает о своей работе, возможно, делает презентацию.
Даже в небольших компаниях для одних отделов деятельность других может оказаться загадкой – и будет полезно для обоих отделов и компании в целом, если коллеги узнают больше о других звеньях производственного процесса.
Игорь Манн: «Я делал так в компании Lucent Technologies. Я тогда начал работать директором по маркетингу в московском офисе этой компании, и отношения между отделом маркетинга и департаментом продаж были очень напряженными. Я начал отправлять своих сотрудников на недельную стажировку в департамент продаж.
Правила были просты:
• мой сотрудник работал там с 9 до 18;
• в комнату отдела маркетинга сотрудник «на ротации» мог заходить до 9 утра и после 18 вечера, заниматься маркетинговыми задачами ему в эту неделю запрещалось (мы настраивали на телефоне соответствующее сообщение и делали специальный автоответ для электронной почты);
• главная цель: постараться как можно лучше понять работу менеджеров по продажам и вернуться через неделю в маркетинг с идеями, как им можно еще эффективнее помочь.
Результаты нравились всем – и сотрудникам «на ротации» (они такие просветленные возвращались после стажировки!), и продавцам (целую неделю у них был персональный помощник), и мне (фокусировка сотрудника и его идеи)».
А как быть, если вы работаете удаленно? Можно организовать информационную рассылку от каждого из отделов – с рассказом о его деятельности, типичных трудностях, с примерами из практики. Такая практика есть в МИФе.
Также см. «Четыре обеда» – этот инструмент в том числе помогает людям из смежных отделов лучше узнать о деятельности и процессах друг у друга.
160. Общий глоссарий
Сделайте общий глоссарий для всех сотрудников. Добавьте туда основные определения и термины, с которыми сталкиваетесь в работе (это могут сделать представители каждого отдела по своим терминам).
Пополняйте глоссарий – и со временем он может превратиться в FAQ (ответы на часто задаваемые вопросы) или даже полноценную внутреннюю справочную систему.
Этот инструмент очень пригодится для обучения новых сотрудников – и для обмена знаниями и опытом между действующими коллегами.
Реализовать глоссарий можно на Google Sites, на внутреннем портале или даже в обычном Google Документе, доступ к которому будут иметь только сотрудники с вашей корпоративной почтой.
161. Дайте четкие указания
В одном любопытном эксперименте двум группам студентов отправляли письма о благотворительной акции – сборе продуктов.
В письме, адресованном первой группе, содержалась общая информация по поводу акции и была указана дата ее проведения.
В письме для второй группы содержались более конкретные указания: «В такое-то время приходите в такое-то место на кампусе и принесите продукты, например банку консервов».
Перед экспериментом студентов с помощью психологических тестов распределили по двум типам: «ангелы» и «жадины» – в зависимости от их склонности к благотворительности. Удивительно, но с подробным письмом 25 % жадин откликнулось на просьбу (против 0 % среди получателей общего письма). У «ангелов» отклик тоже изменился внушительно – с 8 до 42 %.
Когда у вас есть четкая инструкция, действовать становится проще. Достаточно вспомнить, сколько времени уходило у вас на рабочие процессы сразу после прихода на новую работу и сколько – через полгода.
Облегчайте себе и другим процессы, не расходуйте лишние ресурсы: давайте подробные инструкции.
162. Визуализируйте свою работу
Визуализация – один из принципов бережливого производства. Принцип применим и для организации личных дел, и для управления проектами.
Что позволяет сделать визуализация?
• постепенно оценивать свою дневную производительность и трезво прогнозировать свою загрузку;
