Результативность является следствием того, что делаются нужные, правильные вещи. А эффективность является следствием того, что правильно создаются эти самые вещи.
Питер ДрукерСекретарь нашего подразделения недавно стала выделять большие временные блоки на проектную работу. Сначала это было непросто. Ее постоянно отвлекали. Электронная почта попискивала, коллеги заходили и постоянно требовали уделить им время. Это были даже не отвлечения – это была ее обычная работа. В конце концов ей пришлось позаимствовать ноутбук и забронировать себе переговорную комнату, чтобы не отвлекаться на «гостей» и случайные и несрочные запросы. Но буквально через неделю все уже привыкли к тому, что ее не бывает на месте в определенные часы, и приспособились к этому. Это заняло всего неделю, а не месяц или год. Неделю. Совещания переназначили, и жизнь пошла своим чередом. А сотрудница сумела стать намного более продуктивной.
Независимо от того, кем вы работаете, выделять большие временные блоки очень полезно.
В эссе Пола Грэхема «График творца, график менеджера» (2009) подчеркивается необходимость выделения больших периодов времени. Грэхем, один из создателей инновационной венчурной фирмы Y Combinatory считает, что использование времени сотрудниками в традиционной бизнес-культуре (или то, как их заставляют его использовать) является сдерживающим фактором для того самого роста продуктивности, к которому эта культура призывает стремиться.
Грэхем делит всю работу на две категории: творец (изготовитель или созидатель) и менеджер (надзиратель или управляющий). Время «творца» требует больших отрезков времени для написания программных кодов, развития идей, найма персонала, производства продукции, воплощения планов и пр. Это время лучше делить на отрезки по полдня. Время «менеджера», напротив, делится на часы. Это время перетекает от одной встречи к другой, а поскольку люди, поставленные надзирать и управлять, обладают властью и авторитетом, то «они могут заставить остальных перестроиться под свой ритм». Это может приводить к конфликту, когда тех, кто нуждается во времени творца, будут вытаскивать на совещания, разрушая те самые большие временные блоки, во время которых они продвигаются вперед и продвигают свою компанию. В соответствии с этой идеей Грэхем создал в Y Combinator корпоративную культуру, полностью основанную на времени творца.
Чтобы получить выдающиеся результаты, творите по утрам и управляйте во второй половине дня. Если вы не будете ежедневно выделять время для своей ОДНОЙ вещи, ее не удастся сделать никогда.
3. Выделите временной блок для планирования
Последний из приоритетов для выделения временных блоков – планирование. Это время, когда вы размышляете о том, где вы сейчас и куда хотите попасть. Для годового планирования установите время ближе к концу текущего года, когда вам станет лучше понятна перспектива, но не настолько близко, чтобы не успеть на стартовую позицию в начале следующего. Вновь посмотрите на свою цель на когда-нибудь и на пятилетие и оцените прогресс, которого нужно достичь в следующем году, чтобы оставаться на верном пути. Вы даже можете добавить новые цели, скорректировать старые или исключить те, что более не отвечают вашему предназначению и потребностям.
Выделите один час еженедельно на обзор своих годовых и месячных задач. В первую очередь задайте себе вопрос, что должно произойти в этом месяце, чтобы вы оставались в рамках своих годовых целей. Затем спросите себя, что должно произойти на этой неделе, чтобы вы уложились в свои цели на этот месяц. В принципе вы задаете себе вопрос: «Исходя из текущего момента, что есть ОДНА вещь, которую мне нужно сделать, чтобы остаться в рамках своих месячных целей, которые остаются в рамках годовых задач?» Вы выстраиваете доминошки. Решите, сколько времени вам для этого нужно, и зарезервируйте его в своем календаре. Получается, выделяя время на планирование, вы выделяете время на выделение времени. Задумайтесь об этом.
