Наглядные материалы не только хорошо запоминаются. Точно отображая идеи, они способствуют установлению взаимопонимания между людьми. Так как на стратегических совещаниях обсуждаются комплексные и неоднозначные адаптивные проблемы, часто непонятно, как и с чего начать. Правильное использование наглядных материалов во многих случаях является наилучшим способом помочь группе перейти непосредственно к решению вопросов и начать продвигаться вперед.
Визуальные элементы стратегического совещания
Самые распространенные визуальные элементы, использующиеся специалистами в стратегических совещаниях, можно условно разделить на фиксированные (созданные заранее) и стихийные (создаваемые в процессе). Это могут быть:
• заранее подготовленные материалы, такие как слайды, постеры, раздаточный материал или графики;
• базовые формы – шаблоны, разработанные для прохождения участниками определенной последовательности действий;
• концептуальные материалы – визуальные модели, которые структурируют совещание и увязывают отдельно взятые проблемы с глобальной задачей; могут быть простыми, как, например, графики, или сложными, как системные диаграммы;
• макеты – чертежи или другие изображения рабочего варианта идей и решений; могут быть набросками или тщательно проработанными материалами, заранее подготовленными или созданными в процессе совещания;
• материалы, фиксирующие происходящее: флипчарты, графическая фиксация, фотографии и цифровые интерфейсы (такие как «Вики»), которые фиксируют и сохраняют информацию в режиме реального времени;
• интерактивные заметки: любой графический интерфейс, используемый для поиска и создания идей в режиме реального времени, такой как построение ассоциаграмм, эскизное представление или импровизированная роспись стен.
Как мы уже упоминали в предыдущей главе, историю стратегического мышления можно отследить посредством запоминающихся визуальных матриц. Матрица БКГ, модель пяти сил конкуренции Портера и три горизонта роста Маккинзи – это идеи, которые можно быстро изобразить схематически, применить к текущей ситуации и ознакомить с ними других участников.
В истории о Toyota Financial Services мы рассказывали о современной визуальной схеме под названием «макет бизнес-модели» и ее девяти составляющих. Этот макет больше всего напоминает пазл, по которому видно, как элементы складываются в единую взаимосвязанную систему. Модель называется макетом в том смысле, что вы используете ее для визуального изображения вашей будущей собственной бизнес-модели.
Вероятно, группе будет непросто решить такую сложную задачу, как разработка бизнес-модели. Ведь в нее входят такие элементы, как структура затрат, пользовательские сегменты, каналы сбыта и потоки поступлений дохода. Макет стимулирует людей выражать свои идеи четко и ясно и показывать, каким образом они соотносятся друг с другом. Без наглядной схемы большинство будет бесцельно переходить от одного пункта к другому в длинном списке проблем и при этом не придет к соглашению ни по одному из них.
«Самый главный урок, полученный мной за последние три года, это то, что наглядные материалы не просто удобная штука, – говорит Александр Остервальдер, один из авторов книги “Построение бизнес-моделей”. – При проведении стратегических совещаний они являются главным фактором воздействия визуальных средств. С их помощью можно легко понять схему создания бизнес-модели и объяснить этот процесс другим людям. При проведении семинаров я всегда вижу разницу между ситуациями, когда люди просто разговаривают и когда они используют наглядные материалы».
Еще одним широко распространенным способом использования визуальных элементов в стратегических совещаниях является графическая фиксация. Она заключается в зарисовке ключевых моментов по мере их обсуждения и выставлении их на всеобщее обозрение. При надлежащем исполнении такая наглядная запись приносит гораздо больше пользы, чем просто ведение записей по ходу совещания. Участники получают полную и оперативную обратную связь. Они понимают, что их идеи были услышаны. Это снижает стрессовость ситуации и делает их более восприимчивыми к идеям других людей. Ключевые моменты и идеи становятся видимыми и понятными. Повышается вероятность того, что в дальнейшем к ним обратятся вновь. Большинство таких графических изображений делается от руки, что привносит в совещание теплоту и человечность, а это, в свою очередь, создает атмосферу открытости. При этом визуальную запись совещания можно сохранить, и в будущем это поспособствует дальнейшему обсуждению проблемы больше, чем аналитические записи и отчеты.
