В этой главе я использую термины «система процессов» и «архитектура процессов» в качестве синонимов.
Описание системы процессов организации означает создание модели, в которой в структурированном виде представлена информация обо всех процессах организации.
Система процессов может быть описана в файле MS Excel или в виде специального справочника в инструментальном средстве моделирования процессов[72].
Пример. Система процессов торгово-производственной компании представлена в виде графической схемы на рис. 3.1.1. Эта компания занимается производством и реализацией промышленной продукции.
Как правило, система процессов организации представляет собой иерархический справочник процессов следующего вида:
1. Процессная категория (1-й уровень).
1.1. Процессная группа (2-й уровень).
1.1.1. Процесс (3-й уровень).
1.1.1.1. Операционный процесс (4-й уровень).
1.1.1.1.1. Операция (5-й уровень).
1.1.1.1.1.1. Транзакция (6-й уровень).
В табл. 3.1.1 представлены основные определения, которые можно использовать при формировании системы процессов организации.
Таблица 3.1.1. Определения уровней деятельности в системе процессов организации
Рис. 3.1.1. Пример представления системы процессов организации в виде графической схемы
Система процессов может строиться сразу в виде иерархического справочника процессов. Другой возможный вариант – описание модели деятельности компании на верхнем уровне в некоторой нотации с последующим представлением в виде иерархического справочника. Если речь идет о построении системы процессов для действующей организации, то, с моей точки зрения, полезно разрабатывать систему процессов сразу в виде справочника, не формируя графическую модель верхнего уровня. Форма справочника более понятна большинству руководителей. Далеко не все топ-менеджеры могут воспринимать сложные графические модели структурного типа (например, в нотации IDEF0[73]).
После того как система процессов в виде иерархического справочника построена, при необходимости могут быть созданы модели деятельности в виде графических схем. На уровнях 1–3 целесообразно использовать структурные типы моделей (например, IDEF0). С уровня 4 (для небольших компаний – с уровня 3), как правило, описание выполняют при помощи схем в формате Work Flow. Удобный способ их визуального представления – кросс-функциональные схемы, содержащие дорожки. На каждой дорожке указываются операции, выполняемые подразделениями/сотрудниками/бизнес-ролями. Пример: «начальник отдела продаж» – сотрудник, «инициатор договора» – бизнес-роль. Подробно методики описания графических схем в формате Work Flow рассмотрены в главе 4.
Пример. Аналогия с техническим устройством
Рассмотрим внутреннее устройство электронного прибора. В нем есть печатные платы с элементами, микросхемы, блок питания, жгуты проводов и т. п. Жгуты (шлейфы) состоят из нескольких проводков. Каждый проводок – проводник определенного, вполне конкретного электрического сигнала. Для работы устройства необходимо, чтобы конкретные провода были присоединены к конкретным элементам. В результате создается корректно работающая электрическая схема.
Аналогия с организацией следующая. Проводки – это потоки документов (информации) и материальных ресурсов, возникающие при выполнении процессов. Эти потоки являются конкретными – каждый документ выходит из одной операции процесса и входит в другую. Как можно объединить несколько потоков в один? В электрическом приборе это проводки, скрученные в жгуты (шлейфы). Они могут быть разного цвета и формы. Как именно отдельные проводки собраны в жгуты (шлейфы), определяет разработчик электронного прибора (инженер). Конструкция прибора может быть совершенно разная.
