4.3.5. Оптимизация проекта по срокам, ресурсам, финансам
Как правило, первоначальное расписание проекта, оценка потребности в ресурсах и финансах являются предварительными и требуют доработки. Здесь уместно вспомнить про «магический треугольник». Именно по его основным параметрам и производится оптимизация проекта. Причем, как мы помним, все они взаимосвязаны: «потяни» за один – изменится другой. А значит, мы проводим оптимизацию до тех пор, пока нас не устроят все ключевые параметры.
• Ресурсы: их количество жестко ограниченно. Длительность проекта и отдельных работ зависит от их наличия или отсутствия. Допустим, вы строите себе дачный домик. Купили землю – деньги кончились. Появились – сделали фундамент. И т. д.
• Длительность. Жестко заданы сроки проекта. И ресурсы выделяются, исходя из задачи в них уложиться. Например, так во многих странах возводят объекты к Олимпийским играм. Правда, качество оставляет желать лучшего… А по завершении игр возникает проблема: что со всем этим делать?
Временна́я оптимизация
Как правило, мы стремимся сократить длительность проекта. Для этого применяется ряд методов.
• Повторная оценка длительности работ. Спросите себя или других экспертов, действительно ли, к примеру, техническое задание необходимо разрабатывать два месяца?
• Дополнительная детализация работ. Если вы сомневаетесь в тех длительностях выполнения работ, которые вам предоставляет некий исполнитель или внешний подрядчик, попросите его «раскрыть черный ящик», т. е. показать вам (лучше с помощью диаграммы Гантта), на что именно он тратит столько времени. Возможно, вы найдете там резервы. Лучше выполнять сокращение совместно с ним, чтобы потом не было сопротивления.
Как-то я заказывал себе сайт. Подрядчик не был настроен рассказывать, на что ему нужно целых два месяца, однако я настоял. При детальном рассмотрении оказалось, что чистого рабочего времени – максимум две недели. Удалось запустить первую (немного сырую) версию сайта за 10 дней.
• Поиск альтернативных способов выполнения работ. Например, купить готовые программные модули и собрать свою систему из них, а не писать ее с нуля.
• Параллельное выполнение работ, которые обычно выполняются последовательно. Это действительно может ускорить проект, однако требует хорошей координации, т. е. более качественной системы управления.
Запараллеливание работ часто несет в себе дополнительные риски, помимо возможной рассогласованности. Многие компании начинают вести строительство до получения официального разрешения. Что неудивительно, учитывая длительность и запутанность российских бюрократических процедур[184].
• Увеличение количества и состава ресурсов, назначенных на работу. Этот способ стоит применять с особой осторожностью. Практика показывает, что два человека делают работу отнюдь не в два раза быстрее. Обычно (если ничего не предпринять), то лишь чуть быстрее, чем один, а то и медленнее. Если же удается добиться пресловутой синергии, то возможно радикальное ускорение.
Так, хороший секретарь многократно повышает результативность руководителя, снимая с него текучку и освобождая для решения важных задач.
• Ограничение объема работ или снижение требований по качеству. Решите, насколько допустимо для вас применять этот метод в проекте.
В одной крупнейшей государственной компании мне рассказали, как вместо того, чтобы построить некий объект, выкопали котлован – на том и остановились. А денег истратили 600 миллионов рублей. Там и по сей день плещется небольшое озеро…
Ресурсная оптимизация
В основном она нацелена на рациональное использование ресурсов. Рассмотрим возможный график загрузки главного инженера проекта (рис. 44).
Мы видим, что он загружен крайне неравномерно, что, конечно, невыгодно для организации.
Как правило, перегрузка ресурса связана с его одновременным использованием на нескольких работах. Что мы можем предпринять для ее выравнивания?
• Пересмотреть загрузку ресурса на той или иной работе. Например, в какой-то день инженер выполняет 2 работы, и на каждой загружен по 8 часов в день. А может быть, он сможет выполнить каждую за 4 часа? Особенно, если будет выполнять их более прогрессивными методами.
