УЧАСТНИК. У нас сломалась снегоуборочная машина. Механики до сих пор выясняют причину поломки. Возможно, там проблема с двигателем… В любом случае нужно делать полноценную диагностику. А запчастей ждать долго…
ВЕДУЩИЙ. Олег, у нас сейчас нет возможности подробно обсуждать поломки конкретной техники. Давай сосредоточимся на проблеме в целом. Я обозначу ее так: «часть снегоуборочной техники требует ремонта». Кого ты предлагаешь назначить ответственным и к какому сроку он должен будет составить план ремонтов, чтобы техника была готова к сезону?
Некоторые участники, напротив, высказываются излишне абстрактно: непонятно, какое отношение их слова имеют к повестке совещания. В таких случаях ведущий просит конкретизировать:
УЧАСТНИК. С этим подрядчиком вообще невозможно работать! (Замолкает.)
ВЕДУЩИЙ. Поясни, пожалуйста: в чем проблема с этим подрядчиком?
Важно останавливать уходы в сторону, погружение в лишние детали или в абстрактные рассуждения вежливо, но достаточно твердо и быстро, чтобы по этим вопросам не развернулась дискуссия и совещание не отклонилось от согласованной цели и повестки.
Уважайте участников
Уважение, как и его отсутствие, проявляется на совещаниях по-разному (табл. 4.2).
Разумеется, это не исчерпывающий список. Чтобы участники совещания вносили полезный вклад в обсуждение, нужно сформировать общую атмосферу уважения и доверия. И чем более острым и конфликтным является обсуждаемый вопрос, тем этот принцип важнее.
В конце совещаний подводите итоги и резюмируйте договоренности
На подведение итогов совещания лучше оставлять не менее 5 % времени повестки. Подводить итоги будет проще, если по ходу совещания ведущий или секретарь создает протокол на виду у всех участников – на флипчарте, маркерной доске или на компьютере, подключенном к большому экрану.
Процесс подведения итогов состоит из нескольких шагов:
1. Пройтись по повестке, отметить, какие пункты обсудили, а какие нет.
2. Сделать резюме достигнутых договоренностей.
3. Спросить, есть ли вопросы или дополнения по итогам совещания.
4. Вернуться к посторонним темам, которые были «запаркованы» (если такие темы были), чтобы помочь группе решить, следует ли их обсуждать, когда и в каком составе.
5. Поблагодарить за участие.
Пример резюме:
ВЕДУЩИЙ. Коллеги, время совещания заканчивается, давайте подведем итоги. Мы услышали доклады о статусе выполнения плана подготовки к зиме, получили ответы на вопросы. Мы составили список проблем и договорились о сроках и ответственных. Этот список вы можете видеть на доске.
Две приоритетные проблемы: состояние снегоуборочной техники и плохая работа подрядчика по утеплению заводского корпуса. На их решении нужно сфокусироваться в первую очередь. Есть ли вопросы или дополнения по этой части? ‹…›
Вне повестки: Виктор предложил обсудить загрузку нашего транспортного парка. Мы договорились обсудить это в другое время – Виктор организует встречу ‹…›.
Спасибо за участие!
Оценивайте эффективность совещаний
Как правило, оценка проводится для встреч, длящихся дольше одного часа. Это полезная практика, помогающая улучшать совещания (и сокращать их длительность).
В некоторых организациях для оценки используется короткий чек-лист с согласованными принципами совещаний, который участники заполняют после подведения итогов (рис. 4.3). Другие используют краткий устный опрос участников после подведения итогов совещания: «Что было хорошо? Что можно улучшить?»
Оба способа работают, но мне больше нравится устный опрос: обычно он проходит живее и интереснее, чем заполнение чек-листа, и лучше помогает синхронизировать представления участников о хороших совещаниях. На такую оценку нужно планировать время в повестке.
ПРОТОКОЛ
Создавайте краткие и содержательные протоколы
Наша память – ненадежный инструмент. Мы забываем то, о чем договорились, или понимаем договоренности иначе, чем другие участники встречи. Поэтому важен хороший протокол. Вот основные требования к нему:
● Протокол должен отражать все принятые решения и достигнутые договоренности, а также результаты промежуточных дискуссий, важные для цели совещания.
