5. Привлечь другого подрядчика для утепления заводского корпуса (не согласовано, запланировано дополнительное обсуждение 30.10.2018, 13.00–13.30, Вишнякова О. И. и Сергеев П. С.).
4. Алгоритмы разработки повестки и ведения совещаний
СИНХРОНИЗАЦИЯ → РАСХОЖДЕНИЕ → СВЕДÉНИЕ
Повестка совещаний имеет разную логику в зависимости от их цели, и мы рассмотрим эти различия дальше. Но есть универсальный алгоритм, помогающий организовать дискуссию. Его автор – еще один эксперт в области совещаний и фасилитации, Сэм Кейнер{20}. Алгоритм состоит из трех шагов:
1. Синхронизация;
2. Расхождение;
3. Сведéние.
Синхронизация – это создание общего контекста, чтобы все участники одинаково понимали вопрос, проблему или задачу, которую они будут обсуждать, а также цель – образ результата, продукт, который нужно создать в ходе обсуждения.
Расхождение – этап выявления разных мнений по обсуждаемому вопросу. В неэффективных совещаниях расхождение во мнениях считается проблемой. Это неверное убеждение: найти новое решение или достичь лучшей договоренности невозможно, не собрав и не прояснив разные точки зрения. Как правило, если все участники мыслят одинаково, это означает, что вопрос уже решен и его вообще не следовало выносить на совещание.
Сведéние – это группировка и оценка высказанных идей, а затем выбор одной или нескольких лучших. На этом этапе мы сводим разные мнения, переходим от множества идей к единому решению.
Для реализации каждого этапа можно использовать различные методы обсуждения (табл. 4.3).
Голосовать за идеи можно, поднимая руку, расставляя пометки маркером напротив идей в списке или приклеивая маленькие стикеры (точки). Перед голосованием важно дать участникам некоторое время на агитацию в пользу тех или иных идей либо провести другую процедуру оценки идей. При использовании голосования нужно иметь альтернативный метод принятия решения на тот случай, если голоса разделятся примерно поровну. Как правило, в качестве альтернативы используется решение руководителя.
Консенсус – это ситуация, когда все участники поддерживают конкретную идею (или как минимум не имеют возражений) и обязуются следовать принятому решению. Согласно Майклу Вилкинсону{21}, отношение к идее можно разделить на пять уровней:
ПРОЦЕДУРА ДОСТИЖЕНИЯ КОНСЕНСУСА
1. Ведущий предлагает участникам определить свое отношение к идее – проголосовать, выбирая одну из оценок от 5 до 1 (показывая соответствующее количество пальцев).
2. Если все голоса распределились между 5 и 3, консенсус считается достигнутым.
3. В ином случае участники с оценками 2 и 1 излагают причины своих сомнений, а затем ведущий организует дискуссию по оптимизации решения: «Как нам изменить это решение, чтобы устранить прозвучавшие сомнения?»
4. Ведущий представляет участникам измененную формулировку идеи и проводит повторное голосование (от 5 до 1).
5. Если консенсус не достигнут за три раунда обсуждения и голосования, решение принимается альтернативным методом – используется результат последнего голосования (простое большинство) или решение остается за руководителем.
В заключение рассмотрим стандартную повестку различных видов совещания. Проще всего представить ее в виде последовательности конкретных вопросов.
